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PMS: come scegliere il gestionale per hotel

[2]Lo staff di un hotel ha già poco tempo da perdere, vista la mole di lavoro, perciò affidarsi a un gestionale che sappia facilitare e automatizzare i processi più lunghi e ripetitivi è a dir poco fondamentale.

Per questo la scelta di un Property Management System (PMS) è un momento critico per qualsiasi albergatore; un PMS influisce su tutte le attività di un hotel, motivo per cui è importante sapere cosa (e dove) cercare.

Un buon PMS può semplificare il lavoro di gestione di una struttura, facendoti risparmiare tempo e allo stesso tempo prezioso. E tutto le ore che risparmierai le potrai sfruttare per conoscere davvero i tuoi ospiti… oppure prenderti anche una pausa, ogni tanto!

Qui di seguito abbiamo riportato alcuni dei criteri più importanti per scegliere il PMS per il tuo hotel.

 

Integrazione

 

Il tuo PMS deve essere capace di integrare e di integrarsi con tutti i sistemi di cui hai bisogno per gestire al meglio la struttura. Un PMS non compatibile con il tuo channel manager e il tuo booking engine sarebbe un vero disastro, ma in generale il gestionale che scegli deve saper dialogare nativamente con tutti i tuoi software specializzati. Alternativamente sarebbe come ingaggiare un bravissimo direttore e al contempo licenziare il revenue manager, il direttore delle vendite e lo chef. Non credo ci guadagneresti un granché.

I gestionali cloud, per esempio, hanno spesso costi controllati ma fanno più fatica a integrarsi con i sistemi preesistenti nell’hotel.

 

Costo

 

Ogni hotel fa storia a parte, perciò è importante essere certi di cosa abbia bisogno la tua struttura, prima di guardare il cartellino del prezzo. È inutile tentare di risparmiare a tutti costi, accontentandosi magari di un software incapace di facilitarti davvero i processi lavorativi. Allo stesso tempo, non è neanche necessario puntare a un PMS tuttofare e onnipotente se la tua struttura ha poche camere e pochissimi servizi ancillari; sarebbe una spesa che faticheresti a giustificare a fine di ogni stagione. Fortunatamente i tanti PMS Cloud hanno abbattuto i costi iniziali e allo stesso tempo reso più semplice il lavoro anche da un semplice tablet. Attenzione soltanto alla qualità della vostra rete: un sistema cloud con un internet lento e inaffidabile renderebbe un inferno anche un semplice check-in.

A prescindere dal costo, moltissimi PMS offrono dimostrazioni gratuite, ottime per capire il software e controllare che abbia tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

 

Facile e veloce

 

Un PMS deve offrire un setup facile e un’interfaccia intuitiva, altrimenti rischi di passare più tempo a studiare il software che a usarlo. Cerca gestionali che siano comprensibili e utilizzabili da tutto lo staff e a ogni livello; se qualcuno dello staff non lo capisce, spesso è un problema del software, non della persona. Più il software è facile, più la transizione da quello vecchio al nuovo sarà indolore. Inoltre il training dei nuovi assunti sarà più semplice .

 

Supporto Professionale

 

L’Ospitalità è un’industria che non riposa mai, perciò devi cercare un partner tecnologico che ti assicuri un’ottima copertura per il supporto tecnico; il provider di un buon PMS deve poterti aiutare a risolvere i problemi con il software senza farti attendere ore se non addirittura giorni.

Inoltre assicurati che il provider del PMS sia disponibile per il training e offra guide tecniche costantemente aggiornate; avrai bisogno di una mano nei primi periodi e – se è un software serio – probabilmente ti servirà un piccolo corso di aggiornamento quando il gestionale subirà upgrade consistenti.

 

Funzionalità

 

Cerca un PMS che riesca davvero a gestire la tua proprietà al massimo dell’efficienza. Devi essere soddisfatto del modo in cui le prenotazioni sono visualizzate e dalla facilità dei processi di check-in e check-out.

Il PMS deve saper conservare tutte le informazioni importanti sugli ospiti, catalogarle con efficienza e mostrartele in maniera chiara, così potrai personalizzare il soggiorno degli ospiti e contattarli pre e post stay.

Non dimentichiamoci poi dell’aspetto più importante e a cui si pensa sempre troppo poco: il PMS deve offrire strumenti di analisi dei risultati e di reporting robusti, così che tu possa seguire l’andamento della struttura e applicare nel caso i giusti correttivi.

 

Scegliere un PMS non è facile, ma di sicuro è un’attività che può davvero rendere il tuo lavoro più facile, semplice e veloce. Prenditi tutto il tempo che ti serve e valuta il tuo acquisto con attenzione, esattamente come fanno i tuoi ospiti quando prenotano da te.